Noleggio: self-service o azienda di settore?

noleggio o self service

Nell’ambito del noleggio è giusto tagliare i costi o puntare a un ottimo servizio?

Oggi sono qui per spiegarti i pro e i contro del noleggio self-service.
Secondo me anche tu ti sei chiesto, nel momento dell’organizzazione di un evento, se sia più conveniente il noleggio della strumentazione,  anche se poi dovremmo montarla da soli, o se invece è meglio acquistare tutto il pacchetto completo di attrezzatura e dei tecnici; in questo caso avremmo delle persone qualificate che ci consigliano, ci installano il materiale e ci seguono per tutto il tempo del nostro evento.

Proviamo a immedesimarci nella situazione.

Devo organizzare il congresso per la nostra azienda. Sappiamo che avremo un’affluenza di circa 50 persone al nostro evento. In più la collega ci ha già dato una linea generale dell’evento che comprende.

  • Benvenuto discorso generale di presentazione dell’argomento di cui si discuterà;
  • Intervento ospite;
  • Presentazione con grafici del collega;
  • Tavola rotonda per un confronto;
  • Domande, conclusioni e ringraziamenti.

Perfetto, abbiamo tutte le notizie riguardo al nostro evento. Dobbiamo capire qual è la scelta più giusta: noleggio puro del materiale o azienda di servizi audiovisivi?
Presa la decisione?  Tu chiederesti a un’ azienda che si occupa di allestimenti audiovisivi o prenderesti a noleggio direttamente il materiale?

Vediamo per primo l’ipotesi del noleggio puro del materiale

Preparazione con materiale a noleggio

Facciamo la lista del materiale: un proiettore, 3 microfoni per il dibattito e almeno due senza fili per le persone che vogliono intervenire dalla platea, due casse e non scordiamoci i cavi!

Ci rivolgiamo all’azienda di noleggio scelta, prendiamo l’attrezzatura e andiamo verso la location. Ci stà tutto in auto? O devo sdraiare i sedili, togliere il seggiolino del mio piccolo e trasformare la mia auto in un furgone? Come dici? Dovrei prendere a noleggio un furgone? E dove lo trovo ora un furgone? Boh, dai spingo, tiro e faccio stare tutto il materiale preso a noleggio dentro l’auto. Mi dirigo alla mia location.

Bene, prime considerazioni su come orientare la sala, dove posizionare il tavolo relatori e capire l’ingresso degli ospiti. Bisogna scegliere dove mettere lo schermo e di conseguenza il proiettore. Non deve ingombrare il passaggio degli ospiti o rischiare di essere oscurato da qualcuno che magari si alza per andare in bagno. La distanza deve essere tale che la presentazione sia vista in maniera ottimale da ogni partecipante, quindi meglio fare il giro di tutte le sedute. Dopo vari tentativi trovo il luogo adatto, quindi posso passare alla taratura dell’immagine in modo che il proiettore non deformi il nostro elaborato.

Passo ora all’audio. I nostri microfoni devono essere a una certa distanza dalle casse altrimenti faranno interferenza facendo così arrivare in modo poco chiaro i concetti per il nostro meeting vuol passare ai nostri ospiti. Installo le casse al lato del palco, dove mi sembra più corretto posizionarle. In teoria così dovrei avere una giusta copertura del pubblico. Mi sono dimenticata cosa devo fare per tarare il sistema, cerco su internet… quanto tempo perso!

Ed intanto tutto questo mi ha già consumato oltre mezza giornata di lavoro e siamo solo a metà dell’opera! È molto difficile montare tutto il materiale preso al noleggio!
Ora passo a posizionare i microfoni presi a noleggio. Controllo che i due senza filo funzionino perfettamente anche in ultima fila, senza perdere il segnale, infine prendo gli altri tre e cerco di capire dove vanno collegati. Dopo vari tentativi trovo l’ingresso corretto per il cavo. Cerco di mettere il filo in maniera che arrivi fino al tavolo, ma è un pò tirato. Forse in questo modo si può giocare al salto della corda, non di certo un meeting sicuro! Meglio avvicinare il tavolo in modo tale che il cavo sia più morbido.
Ora è tutto pronto, o quasi, ma ormai è sera e vado a riposare.

Congresso con materiale a noleggio

Arrivo in anticipo rispetto agli ospiti sperando che funzioni tutto senza intoppi. Arrivano anche gli invitati e gli ospiti che interverranno mi consegnano il loro pc da collegare al videoproiettore preso a noleggio. E ora? che faccio? Come si fa?

Provo a collegare il loro materiale al proiettore ma non funziona. Non so come mai ma non parte!

Siamo in ritardo sulla scaletta, bisogna iniziare per non accumulare ritardo e rischiare di sottrarre tempo al meeting. Collego il mio computer e quello parte subito! Non sto molto a pensarci e sposto tutte le presentazioni sul mio pc. WOW! Giusto in tempo prima che le persone comincino a fluire nella stanza. Tutto fila liscio fino al momento della presentazione dell’ ospite, parte l’elaborato e non si legge nulla! Tutti segni e simboli strani! Perchè mai? E ora? Per fortuna l’ospite sceglie di parlare a braccio e di mostrare solo le slide con grafici e foto. Mi sa che domani in ufficio sarà una giornataccia!

Finisce l’evento e io esausta penso di poter andare a casa a prepararmi per la ramanzina dei miei capi, invece devo mettermi qualcosa di comodo e iniziare a smontare l’attrezzatura presa a noleggio. Tutto entro le 6 per poter riportare il materiale all’azienda di noleggio prima che chiuda. Almeno ho il tempo per pensare a una buona arringa per difendere le mie scelte sul noleggio. Ma non è così facile pensare se devi trasportare tutto quel materiale fino alla macchina, senza un carrellino! Se è stato difficile installare il tutto di buon mattino, non immaginate che fatica tirare giù tutta l’attrezzatura presa a noleggio alla sera! Almeno stamattina ero in forze, adesso stanca come sono è già tanto che non sono rimasta schiacciatta sotto la cassa!

Solo dopo lo smontaggio del materiale del noleggio e una corsa fino al negozio riesco finalmente ad arrivare a casa stremata.

 Vediamo ora l’organizzazione e l’evento con l’ingaggio di un’azienda di settore che si occupa dal noleggio, alla logistica passando dall’assistenza fino alla conclusione del congresso.

Preparazione con azienda di settore

Scegliamo l’azienda a cui vogliamo affidarci. La scelta deve essere fatta su dei veri professionisti che porteranno del valore aggiunta al noleggio del materiale. Gli mostriamo la scaletta dell’evento e la location. Ci facciamo consigliare per rendere più utile, conveniente ma soprattutto di grande effetto l’evento. Organizziamo gli orari dell’evento e andiamo a casa.

Congresso con azienda di settore

Arrivo alla location con un po’ d’anticipo per vedere se la scelta fatta ci stia ripagando.  Vedo che è tutto sotto controllo, installazione pulita, cablaggi fatti con attenzione e cura della sicurezza, tutto è acceso e funzionante, fantastico!

Posso quindi felicemente dedicarmi agli ospiti che stanno arrivano. Le public relation sono sempre importanti per l’azienda.
Fila tutto liscio. Le presentazioni vengono caricate con velocità e cura in regia, la convention parte. I tecnici riescono a risolvere in diretta il tono di voce troppo basso di uno  dei relatori, perfetto!Nessuno si è accorto dei problemi e per tutti è stato un successo! Ora posso andare a testa alta domani in ufficio e far vedere che le mie scelte hanno portato a un ottimo risultato!

È difficile prendere una decisione in merito al noleggio o il servizio di un’azienda specializzata. Come abbiamo visto con il noleggio è possibile risparmiare sul prezzo a scapito di una buona qualità,  ma con l’azienda giusta, possiamo essere certi del risultato finale e dedicarci ai nostri ospiti portando del valore aggiunto all’azienda.

Spero di essere stata abbastanza esaustiva nella mia spiegazione sul noleggio, ma se ti sono rimasti dei dubbi o vuoi essere consigliato su cosa può essere più giusto per te contattami! Io mi occupo del noleggio puro ma anche del montaggio con il mio team di tecnici. Posso mostrarti tutte e due le varianti.

Ora tocca a te fare la scelta!

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