Come buttare nel cesso il tuo congresso!

congresso

È arrivato il momento del tuo congresso e vuoi fare in modo che tutti rimangano estasiati dalla presentazione che hai preparato. Ma cosa succederebbe se per caso il proiettore non fosse ben posizionato o l’audio ti permesse di essere sentito solo dalle prime tre file? Tutto il tuo lavoro andrebbe sprecato.

Ore e ore a pensare alle parole migliori per rendere impeccabile il tuo discorso buttate via.

Ecco perché devi controllare 3 cose: l’audio, il video e la sala.

La sala del congresso

Partendo dalla location ci sono alcune caratteristiche essenziali per sceglierla:

  • Comoda, cioè raggiungibile facilmente da tutti gli ospiti;
  • Ben strutturata, ovvero con sedie comode e poste in ascesa, in modo tale che tutti abbiano la visuale libera. (Nessuno vuole uno alto davanti che oscuri la vista!)
  • Con una zona rinfresco vicina per poter fare delle pause e aiutare gli ascoltatori a rimanere concentrati sulla presentazione.

L’audio

Se la tua sala per il congresso non è attrezzata ti serviranno un impianto audio e luci per illuminare la scena e far sentire tutti quelli che dovranno intervenire. Ovviamente le attrezzatura devono avere caratteristiche d’eccellenza per un evento di successo.

Puoi affidare tutte le tecnologie a un’azienda di servizi audiovisivi, proprio come me. L’impianto deve essere compatto, efficiente e ben tarato. Tutto questo renderà l’ascolto confortante e piacevole, aiutando i tuoi ospiti a rimanere concentrati e godersi la tua presentazione.

Il video

Altro importante elemento sono gli apparati per visualizzare il tuo lavoro. Con essi puoi aiutare la platea a capire concetti ardui, puoi divertirla, puoi persuaderla ed emozionarla. Ecco perché l’attrezzatura è importante, anzi no è essenziale. Ma più che i materiali lo è il team di tecnici che verrà ad istallarli. Tutto deve essere fatto con precisone e cura dei minimi dettagli.

Non vorrai mandare all’aria il tuo congresso?

La gestione

Oltre a questi aspetti è fondamentale preparare una scaletta della giornata, in maniera tale da rendere fluida la gestione dell’evento. Potresti chiamare un ospite che dia un punto di vista esterno all’azienda per offrire un’altra prospettiva sull’argomento. Questo potrebbe essere l’introduzione a quello che dopo tu andrai ad esporre. Oppure invita più persone a parlare, in modo da poter instaurare un dibattito sul tuo argomento e trarne informazioni utili per te e il tuo pubblico.

Per tutto questo ti serviranno microfoni per far sentire la voce di tutti e un palco con delle sedute dove far accomodare i tuoi ospiti. Ricorda di convolgere anche le persone invitate al congresso. Il loro punto di vista è essenziale alla crescita e al tempo stesso rompe la monotonia di un dibattito a senso unico e aumenta l’attenzione della platea. Per renderli partecipi ti puoi avvalere di due hostess che porterrano i tuoi microfoni senza filo alle persone che vorranno intervenire dalla platea.

Capire il tuo target ti aiuterà a prendere le decisioni più corrette per il tuo evento. Se non ti senti ancora sicuro su come partire o per scegliere le attrezzature migliori scrivimi e cercherò di rendere il tuo congresso memorabile!

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